Modul OCR
Modul APLISO OCR za Vás vyčte data ze skenovaných nebo elektronických dokumentů a uloží je do informačního systému.
Hlavní výhody
- Snížení nákladů, času potřebného na pořizování dokumentů a chybovosti.
- V APLISO OCR jsou z dokumentů vytěžovány údaje podle naučených šablon, dokument je tak uložen se správnými popisnými daty i bez zásahu uživatele.
- Texty načtené z dokumentu s nízkou spolehlivostí vytěžení mohou být předloženy ke kontrole uživateli.
- Vytěžená data jsou validována dle nastavených pravidel.
- Propojení OCR a APLISO umožňuje přímé uložení záznamů za použití vytěžených textů.
- Celý proces probíhá zcela automaticky na pozadí, aby z pohledu uživatele byl systém maximálně jednoduchý.
Modul Dokumenty
Modul Dokumenty podporuje v souladu s ISO 15489-1:2016 (Records Management) procesy přijetí dokumentů nebo jejich tvorby, zpracování, verzování, schvalování, dlouhodobé uložení a také skartaci. Se všemi dokumenty je zacházeno po celou dobu jejich životního cyklu v souladu s platnými právními předpisy české a evropské legislativy.
Hlavní výhody
- Zjednodušení a zrychlení práce.
- Zkrácení doby, kterou zaměstnanci věnují přípravě a schvalování dokumentů.
- Zamezení ztrátám dokumentů, všechny dokumenty jsou dostupné v elektronické podobě. Odpadá zdlouhavé vyhledávání v šanonech.
- Zrychlení pracovních a schvalovacích procesů v organizaci. Možnost automatizace procesních uzlů.
- Udržení průkaznosti a platnosti elektronických dokumentů v souladu s legislativou.
- Spolehlivá evidence dokumentů a důvěryhodné uchování v elektronické podobě.
- Jednoznačné definování a dodržování odpovědnosti a termínů.
- Řízený přístup k dokumentům a jejich obsahu prostřednictvím uživatelských rolí.
- Možnost automatizace procesních kroků.
- Online přístup k dokumentům odkudkoli a kdykoli.
- Kompletní audit přístupů a činnosti uživatelů.
Modul Smlouvy
máte pod kontrolou procesy od tvorby smluv a jejich dodatků v organizaci, přes připomínkování, schvalování a zpřístupnění platného znění až po jejich uchování. Je to účinný nástroj na vyhledávání a dlouhodobé důvěryhodné uložení smluv a jejich dodatků.
Hlavní výhody
- Správa smluv v elektronické podobě, zjednodušení a zrychlení práce.
- Platné smlouvy zůstávají v systému bezpečně uloženy spolu s jejich dodatky.
- On-line přístup umožňující rychlé vyhledávání smluv a jejich dodatků.
- Systém podporuje verzování, uživatel má jistotu, že pracuje se správnou verzí.
- Řízený oběh dokumentů v organizaci umožní eliminovat riziko ztráty, nesprávného doručení nebo zpoždění předání.
- Jednoznačné definování odpovědnosti při nakládání s návrhy smluv, dodatků, řízení vypršení.
- Hlídání a upozorňování na termíny platnosti.
- Možnost integrace s dalšími systémy společnosti.
- Řízení přístupu ke smlouvám podle uživatelských rolí do úrovně jejich obsahu.
- Evidence smluv podléhajících zveřejnění podle zákona č. 340/2015 Sb.